8 کلید طلایی برای موفقیت در جلسات
8 کلید طلایی برای موفقیت در جلسات
حتما شما هم تجربه شرکت در جلسات کاری بد را داشته‌اید، جلساتی که آنها را از روی ناچاری قبول کرده‌اید. برگزاری جلسات خسته‌کننده شامل همه شرکت‌ها چه شرکت‌های بزرگ و چه شرکت‌های نوپا است.
جلسات خسته‌کننده نه تنها فایده‌ای برای برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان ندارند؛ بلکه می‌توانند به جز گرفتن وقت ضررهایی نیز به‌دنبال داشته باشند، اما داستان وقتی که یک جلسه به‌خوبی برگزار شود کاملا تغییر می‌کند. یک جلسه کاری خوب می‌تواند سود زیادی برای هر دو طرف داشته باشد. مشکلات احتمالی را حل کند، راه‌حل‌های جدید برای برون‌رفت از یک بحران پیدا کند و در نهایت برگزارکنندگان را به یک تصمیم نهایی برساند.
در همین زمینه اریک اشمیت، رئیس هیات‌مدیره گوگل در کتاب جدیدش؛ یعنی « How Google Works » (گوگل چگونه کار می‌کند) اعلام کرده است «در چنین شرایط، بهترین فرصت‌ها برای تبادل اطلاعات، رسیدگی به مشکلات و همچنین تصمیم‌گیری‌های مهم ایجاد خواهد شد.»اریک اشمیت در این کتاب که آن را به همراه معاون ارشد محصولات گوگل، جاناتان روزنبرگ، نوشته است به نکاتی در رابطه با راهکارهای رسیدن به موفقیت‌های کاری اشاره کرده است.
1 . هر جلسه‌ای نیاز به یک رهبر دارد
ملاقات بین دو گروه برابر معمولا نتایج خوبی در پی نخواهد داشت؛ چراکه شما بدون گرفتن تصمیمات دشوار جلسه را به پایان خواهید رساند. اریک اشمیت و معاونش برای برون‌رفت از این بحران توصیه می‌کنند که برای چنین جلساتی، فردی مطمئن را به‌عنوان «تصمیم‌گیرنده» انتخاب کنید تا تمام افراد نسبت به این موضوع آگاه باشند که حرف آخر را چه کسی می‌زند.
2 . جلسه‌ها نیازمند یک هدف و ساختار مشخص هستند
جلسه‌هایی که بیشتر از حد معمول طول می‌کشند قطعا دارای هدف و ساختار مشخصی نیستند. اشمیت و روزنبرگ توضیح می‌دهند که فرد تصمیم‌گیرنده باید بتواند گردهمایی را آغاز کند، یک محتوای مناسب برای آن تدارک ببیند، اهداف را تنظیم و شرکت‌کنندگان را تعیین کند تا در نهایت، برنامه زمان‌بندی شده جلسه را حداقل ۲۴ ساعت قبل شروع مراسم با دیگر اعضا به اشتراک بگذارد.
سپس شخص تصمیم‌گیرنده مسوولیت خلاصه‌نویسی شرح ملاقات و نتایج را برعهده می‌گیرد و تا ۴۸ ساعت بعد، وظایف جدید را به افراد لازم ارسال کند.
3 . جلسات کاری برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات و ایده است
اشمیت و تیم او متوجه شدند که جلسات کاری نه مکانی برای تفریح است و نه خنده؛ بلکه در این گونه محل‌ها است که افکار و ایده‌های مهم پرورش پیدا می‌کنند. برای رسیدن به این هدف، نباید به هیچ عنوان این جلسات را بی‌ارزش دانست؛ چراکه شما زمان اضافی برای تلف کردن ندارید.
4 . در صورت نیاز جلسه برگزار کنید
به باور اشمیت و روزنبرگ، هر ملاقات و جلسه کاری نیازمند مشخص بودن یک هدف است، اما اگر قرار نیست یک جلسه به هدف نهایی برسد یا حتی هیچ تعریفی هم از دلیل برگزاری آن وجود ندارد، بهتر است این ملاقات را لغو کنید. اگر شما ملاقات‌های کاری و جلسه‌ها را صرفا بر حسب عادت برگزار می‌کنید، بهتر است هرچه سریع‌تر معنای «جلسه کاری» را برای خود بازتعریف و جایگاه هدف جلسات را مشخص کنید.
5 . در یک جلسه نباید بیشتر از 8 نفر شرکت کنند
هر شخصی که در یک جلسه حضور دارد، باید حرفی برای گفتن داشته باشد. افرادی که بدون هدف یا حرفی در یک جلسه شرکت می‌کنند، می‌توانند در جایی دیگری بسیار مفید واقع شوند. استفاده بیش از حد از شرکت‌کنندگان در یک جلسه کیفیت نهایی را کاهش می‌دهد. شما می‌توانید به جای استفاده از تماشاچی، نتایج نشست را با کسانی که در محل حضور نداشتند به اشتراک بگذارید تا از این طریق آنها را هم در جریان اطلاعات و تصمیم‌گیری‌های جدید بگذارید.
6 . حضور افراد مهم در جلسه ضروری است
اریک اشمیت و روزنبرگ در کتاب «گوگل چگونه کار می‌کند» نوشته‌اند: «بارها این اتفاق رخ داده بود که ما برای یک ملاقات صمیمی با مدیر ارشد اجرایی یکی از شرکا یا مشتریانمان به اتاقی پر از شرکت‌کننده رفته بودیم.»
شما نمی توانید در آنچه که مشتری یا شرکای کاری تان می‌پندارند و انجام می‌دهند آگاه باشید، اما به عملکرد و نحوه کار کردن خودتان این تسلط را دارید؛ بنابراین در چنین شرایطی باز هم بهترین کار این است که با حداقل افراد مهم و اثرگذار در جلسه شرکت کنید. برای اینگونه جلسات مهم، گوگل مدیران اجرایی را به استفاده از افرادی که حضورشان برای معامله حیاتی است، دعوت می‌کند و نه جمع کثیری از شرکت‌کنندگان.
7 . به شدت پیرو محدودیت زمانی باشید
زمان شروع و پایان جلسه از مهم‌ترین مسائلی هستند که شما باید به آن توجه کنید. جلسه را راس ساعت آغاز و به محض رسیدن زمان پایان، آن را ترک کنید تا به خلاصه نویسی گردهمایی بپردازید. اگر احساس می‌کنید جلسه به زمان بیشتری احتیاج دارد، حتما زمانی را برای استراحت در برنامه‌ریزی خود در نظر بگیرید. در مقابل، اگر جلسه زودتر از زمان اختصاص داده شده به اتمام رسید به‌دنبال پر کردن باقی مانده زمان نباشید؛ چراکه بهتر است هرچه زودتر افراد به کارهای خود مشغول شوند.
8 . حضور کامل در جلسه
باید تمام تلاش خود را برای حضور کامل و فعال در یک جلسه به کار بگیرید. تمام تمرکز خود را روی جلسه در حال برگزاری بگذارید و به شدت از چک کردن ایمیل روی تلفن همراه یا لپ تاپ پرهیز کنید. اریک اشمیت و روزنبرگ می‌گویند که در گوگل یک قانون سخت وجود دارد و آن اینکه در یک جلسه لپ‌تاپ تمام حاضران باید بسته باشد. آنها در کتاب خود از این مورد به‌عنوان یک «قانون خوب» یاد می‌کنند.
